Comment définir la gestion du temps ?
Gérer son temps est une méthode d’organisation pour améliorer sa productivité et se fixer des tâches à accomplir ou se fixer des objectifs, aussi bien dans sa vie privée, dans son quotidien, pour des rendez-vous et même pour un temps de pause sur notre journée ou notre semaine.
N’oublions pas que de temps en temps nous avons besoin de garder des moments pour nous. En effet, une bonne gestion du temps nous permet d’avoir un cadre à respecter pour mieux gérer sa vie.
Ce qui est le plus important, c’est d’être prêt à s’adapter à de nouvelles façons de faire les choses.
Ci-dessous, quelques méthodes d’organisation utiles pour mieux gérer son temps et accomplir les tâches que nous devons faire.
Pourquoi bien gérer son temps en tant que manager ?
Gérer son temps constitue une façon de faire le plus de choses possibles en moins de temps.
Nous savons tous que le temps est précieux. La façon de gérer son temps nous permet de fixer une priorité dans nos projets, de désigner le temps nécessaire pour effectuer des tâches, d’avoir une certaine discipline dans notre manière de fonctionner, etc.
Ceux qui n’arrivent pas à bien gérer leur temps ont du mal à faire un travail de bonne qualité. Ils sont souvent pris de stress dans leur organisation quotidienne et perdent un peu les pieds.
En effet, si nous avons trop de tâches à accomplir sur une journée, nous allons être totalement débordé et cela sera contre-productif.
Le secret des gens qui réussissent
Avec les bonnes méthodes de gestion du temps, la vie devient plus facile.
Si vous devez choisir entre travailler intelligemment et travailler dur, vous choisirez la deuxième option. Parce que vous allez accomplir plus de tâches en moins de temps.
Tandis que si vous rassemblez une tâche avec une autre, le temps vous paraitra moins long de cette façon.
Ce sera un gain de temps incroyable et vous verrez que l’objectif que vous vous êtes donné sera atteint.
Les personnes qui ne s’en sortent pas
Les individus qui ne peuvent pas gérer le temps ou ceux qui ont un objectif ou deux et même plus sur une journée, produisent un travail de mauvaises qualité à cause de la surcharge des objectifs.
Ces personnes sont souvent plus stressées, puisqu’elles ont très souvent sous pression et c’est déjà arrivé à chacun d’entre nous au moins une fois.
Pensez à cette personne qui a toujours beaucoup de travail à faire ou à rendre et qui se retrouve avec une montagne de projets à faire. Evidemment, ce n’est pas vivable sur le long terme. Le mieux reste de s’organiser pour éviter de se retrouver dans ce genre de situation.
5 raisons qui rendent la gestion du temps importante
La gestion du temps augmente l’efficacité et la productivité des managers
Lorsque l’on gère son temps de manière efficace, en hiérarchisant le travail et en établissant des priorités dans sa journée ou même dans sa semaine, cela augmente notre productivité et notre efficacité, ce qui nous permet d’avoir de meilleurs résultats sur du long terme.
Le stress diminue
Prendre le contrôle du temps permet de réduire le stress et l’anxiété.
Une bonne gestion du temps signifie respecter les délais des objectifs pour avoir de bons résultats.
De fait, nous aurons une meilleure efficacité dans la planification de notre semaine et cela nous soulagera du stress et nous permettra de ne pas être fatigué tout le temps à force de trop réfléchir.
Cette méthode de gestion du temps nous permet d’être plus productif dans notre travail et dans notre sphère privée sans remettre au lendemain ou reporter plusieurs fois ce que l’on doit faire.
Plus de temps pour soi sans culpabiliser
La gestion du temps assure d’avoir des moments libres dans notre planning.
Le temps que nous nous octroyons nous permet de nous concentrer et de réfléchir à une méthode efficace d’obtenir ce que l’on désire, comme par exemple trouver du temps pour en passer davantage avec sa famille ou ses amis.
Cela peut également être un objectif à atteindre lorsque nous avons la vie bien remplie.
Augmenter sa concentration
Une plus grande concentration nous permet de saisir de plus grandes opportunités et de passer plus de temps sur des projets.
Lorsque l’on gère mieux notre temps, nous augmentons notre taux de concentration et prenons le contrôle de notre quotidien de façon intelligente.
Ceci nous permet d’avoir un travail plus intelligent mais pas forcément plus difficile.
Diminuer ses distractions
Quand nous ne sommes pas clair dans notre méthode de gestion, nous ne sommes pas concentrés sur nos objectifs.
Il faut avoir une organisation dans nos échéances et éviter d’être distrait, sinon cela favorise la procrastination et nous n’allons rien faire de notre journée.
La gestion du temps permet de sentir que l’on contrôle notre charge de travail, ainsi que notre tâche à accomplir, ce qui aide à arrêter la procrastination.
Si vous voyez que vous avez tendance à procrastiner, identifier les causes qui vous rendent distrait en les éliminant une par une.
Ce qu’il faut retenir
La question de comment gérer son temps se pose quand nous sommes perdus dans nos priorités.
Les avantages de la gestion du temps permettent d’avoir une plus grande clarté, une plus grande capacité de concentration et une plus grande confiance en soi.
Quand nous sommes clair sur la meilleur méthode à utiliser, nous devenons plus concentrés et plus productifs.
Une bonne gestion nous aide à atteindre des objectifs plus importants et permet de réduire le temps que l’on passe à procrastiner sur notre téléphone ou devant la télévision et d’augmenter la productivité.
Une des choses que produit la bonne méthode à utiliser est qu’elle réduit l’anxiété. Nous avons moins dans nos têtes et pouvons voir clairement et de façon ordonnée ce que nous devons faire dans nos tâches sans se poser de question.
Si vous n’y arriver pas tout seul, vous pouvez aussi bien faire appel à un coach en gestion du temps ou à demander de l’aide à votre équipe au travail.
Le coach vous aidera à organiser toutes les choses que vous devez faire. Il vous donnera un cadre que vous devez respecter pour améliorer votre temps.
Si par exemple, vous sentez que vous êtes préoccupé, d’une façon ou d’une autre, même en vous forçant à focaliser votre esprit sur le travail, vous savez que cela vous rendra distrait. Dans ce cas-là, accordez-vous plus de temps de réflexion pour avoir une meilleure clarté dans vos tâches.
Quelques conséquences d’une mauvaise gestion du temps
Mauvais flux de travail
L’incapacité de planifier à l’avance et de s’en tenir aux objectifs fixés sous-entend que nous avons une mauvaise méthode de gestion.
Par exemple, si il y a plusieurs choses à faire et que celles-ci se ressemblent, assurez-vous de les regrouper pour les faires en une seule fois et ne pas les disperser sur les autres jours de la semaine.
Si vous ne planifiez pas à l’avance, vous aurez tendance à faire des allers-retours sur vos tâches.
De ce fait, votre efficacité sera réduite et de même pour la productivité.
Perte de temps
Une mauvaise gestion du temps amène à une perte de temps.
Par exemple, si nous sommes occupés à travailler sur des dossiers pour un travail et qu’en même temps nous sommes sur les réseaux sociaux, nous serons plus distraits qu’autre chose et pas du tout efficace.
Perte de contrôle
Si nous ne gérons pas notre quotidien, en créant une liste des tâches à accomplir, nous pouvons être perdu puisque nous aurons oublié ce qui doit ou devait être fait.
Cela peut contribuer au stress et à l’anxiété.
Mauvaise qualité de travail
Une mauvaise gestion du temps est souvent liée à la qualité de notre travail.
Si on se précipite pour terminer ce que nous sommes en train de faire, le temps sera plus court et on risque donc de bâcler ce que nous sommes en train de faire.
Mauvaise réputation
Si pas exemple, vous êtes patron, vous devez avoir des méthodes pour bien gérer les demandes des clients.
S’ils ne peuvent pas compter sur vous pour accomplir l’objectif demandé, ils ne seront pas satisfaits.
Comment bien gérer son emploi du temps en tant que manager ?
Etablir la routine
Avoir notre routine nous permet de prendre du temps pour avoir une bonne vision des objectifs souhaités.
Dresser la liste des tâches ou des activités quotidiennes
Garder nos idées en tête nous embrouille plus que nécessaire.
Noter nos activités et nos idées nous permet de faire plus facilement des ajustements et de mieux gérer les tâches qui doivent être faites en priorités.
Cette liste des objectifs nous permettra de bloquer des tâches, en notant dans un agenda papier par exemple ou bien dans des outils de gestion que l’on peut trouver sur internet ou même télécharger sur notre téléphone.
En bloquant certains objectifs, il faut faire attention d’organiser notre horaire de manière à avoir un impact.
Par exemple, noter des tâches similaires ou spéciales pour qu’elles aient leur place bien précise dans notre organisation.
Attention tout de même car, à vouloir faire trop de travail en peu de temps, ceci ne servira pas à grand-chose à part nous encombrer l’esprit et nous empêcher d’avoir de bons résultats.
Laisser des espaces vides
Utiliser cette place libre pour favoriser un moment de pause, un moment pour sa petite lecture.
En cas de soucis, ce moment libre nous permettra d’obtenir une vision dans son ensemble et d’obtenir une réponse si nous ressentons un doute pour la tâche qui demande plus de réflexion qu’une autre.
Le mieux est donc d’avoir un plan d’action pour telles activités ou tout simplement pour permettre à notre esprit de se reposer sans qu’il n’y ait quelque chose ou du monde autour de vous qui vous empêche de vous reposer.
Organiser votre routine avec des heures spécifiques
Il faut gérer votre temps et essayer de faire correspondre vos actions avec votre vie familiale (si vous devez déposer vos enfants à telle heure) ou si vous êtes entrepreneur, de séparer vos heures de travail au bureau, et votre travail quand vous rentrez chez vous ou si vous avez des activités.
Tester cette routine pendant minimum un mois
Notez dans cette routine les méthodes qui vous ont permis d’obtenir l’efficacité dans votre gestion du temps et ce qui n’a pas fonctionné dans cette méthode, de façon à modifier quelques fois vos actions.
Prioriser judicieusement avec le temps disponible
Hiérarchisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
- Les plus importantes et les plus urgentes : effectuer ses tâches de votre emploi du temps immédiatement
- Celles qui sont importantes mais pas urgentes : avec cette approche, vous déciderez de quand vous voulez les faire. Elles passent au second plan
- Celles qui sont urgentes mais pas importantes : si vous pouvez vous permettre de déléguer ses tâches pour vous permettre de vous libérer d’un poids, faîtes-le. Un petit coup de main ne fait pas de tort, n’hésitez donc pas à faire appel à l’ équipe
- Celles qui ne sont pas urgentes et pas forcément importantes : avec ces tâches-là, vous pouvez totalement vous permettre de les mettre de côté pour les faire le plus tard. Mais tout de même, si elles ne sont pas urgentes, vous devez quand même vous organisez pour trouver un moment pour les accomplir. Plus on retarde et plus nous sommes découragés de le faire.
Créer un calendrier principal
Certaines personnes aiment avoir plusieurs calendriers séparés, notamment un pour le travail et un pour l’organisation de la maison (ce qui regroupe la vie familiale, les rendez-vous d’ordre privé, etc).
Avec ce genre d’ outils de gestion comme le sont les calendriers, vous pouvez choisir d’en avoir un sous forme numérique ou la version papier. C’est à vous de voir quelles sont vos préférences.
Notez bien qu’il faut faire attention de ne pas trop charger vos journées, parce que cela peut les rendre plus compliquées et peut engendrer du stress quand nous voyons ce qui doit être fait.
Par exemple, si vous travaillez dans un bureau et que vous avez un rendez-vous professionnel et qu’en plus vous avez un rendez-vous chez le dentiste ou chez le médecin en même temps, en effet, vous allez avoir quelques difficultés à être a deux endroits en même temps.
L’objectif du calendrier principal favorisera la gestion du temps des tâches a accomplir.
Cette méthode représente l’une des techniques pour éviter de reprogrammer vos priorités.
Si vous utilisez des outils de gestion comme un calendrier en ligne, ceci vous sera d’une grande efficacité, puisque cela vous permettra d’y accéder depuis votre téléphone et d’avoir tout le temps accès à cet outil où que vous soyez.
Vous pourrez modifier vos journées sans passer par la case papier et tout modifier en permanence.
Vérifier votre calendrier
Si votre objectif est d’avoir une semaine productive, il est conseillé de revoir votre calendrier tous les dimanches soir.
Cela vous donnera la vue globale de votre état de travail pour la gestion de votre semaine et lestâches à accomplir pour celle-ci.
Lorsque vous faite la tâche de vérifier vos projets pour votre gestion du temps de la semaine, ne vous contentez pas de seulement de le relire et de le mettre de côté une fois cette tâche faite.
Assurez-vous de le vérifier tous les jours pour vous assurer que rien n’a changé en matière d’efficacité et d’organisation.
Vérifiez au quotidien, de préférence au matin, si l’une des tâches prévues, aussi bien dans l’univers du travail que dans notre vie privée, soit annulée ou qu’il y ait de mauvaises informations dans le listing des tâches par inadvertance.
Traiter les projets par groupe
Le mieux reste d’effectuer un travail qui regroupe des choses similaires.
Par exemple, écrire plusieurs articles de blog pour un site ou compléter un dossier, etc. Regroupez ces tâches entre elles, ainsi vous les ferez en une fois à la place de les disperser tout au long de la semaine. Vous aurez une impression d’être plus productif de cette façon.
Avoir un code couleur
Avoir un code couleur dans notre calendrier peut faciliter la vision globale de ce qui est prévu. Il s’agit d’un bon outils de visualisation.
De cette façon, tout le monde pourra comprendre que votre temps est réparti en catégories.
Comment gérer son temps libre ?
Qu’est-ce que la gestion de son temps libre apporte ?
- Elle nous donne un sentiment de maitrise de soi
- Elle nous fait réaliser que ça vaut la peine de prendre du temps pour soi
- Nos rêves et nos objectifs valent la peine d’être pris en considération
- Elle nous fait prendre le temps pour se détendre et pour nous remonter le moral
- Elle nous permet de créer des objectifs pendant notre moment de pause, ce qui nous rendra plus productif et nous aidera à faire des autres choses
- Ajouter des tâches amusantes ou des tâches ennuyeuses et même des tâches qui sont nécessaires et qui prennent un certain temps dans une journée
En conclusion
Maintenant que vous avez la méthode et les outils pour organiser votre temps en tant que manager, vous pouvez utiliser ce temps à bon escient.
Faite votre liste de tâches et le temps qu’elles vont prendre. Puis, notez les priorités (celles que vous devez faire en premier et les plus importantes ou même les plus longues à faire).
Si vous désirez mieux gérer votre temps, remplissez sans plus attendre notre formulaire en ligne se trouvant en haut de la page dans le menu de notre site web. Vous serez mis rapidement en contact avec l’un de nos coachs professionnels qui pourra vous aider dans la gestion efficace de votre temps.
