C’est quoi travailler en équipe à distance ?
Contexte
Travailler à distance ou en télétravail constitue une façon de travailler quasi obligatoire depuis le premier confinement suite au début de la pandémie.
En effet, il devenait dangereux de se retrouver à plusieurs dans un même endroit. La gestion de projet s’est vue radicalement changée puisque les entreprises ont dû s’adapter à ce nouveau type de management.
Le travail collaboratif a donc fait une transition du présentiel au distanciel. L’utilisation d’ outils comme la messagerie instantanée, DropBox, et Google Drive pour le partage de documents a explosé.
Définition
Le travail collaboratif à distance aussi appelé télétravail constitue une manière de travailler en dehors des bureaux de l’entreprise ce qui implique le travail à domicile.
Ce télétravail se voit drastiquement simplifié grâce à l’ère numérique dans laquelle nous vivons. Des outils ont été mis à disposition et ont même été créés pour pallier cette nouvelle méthode de collaboration.
Ces outils permettent une meilleur gestion de projet et améliore considérablement la communication avec les différents membres de l’équipe.
Grâce à un système de messagerie instantanée que propose plusieurs logiciels, les collaborateurs peuvent rester facilement en contact les uns avec les autres. Le partage d’ idées et de solutions n’a jamais été aussi simple.
Les réunions ont été possibles grâce aux logiciels de visioconférences, ce qui a permis aux entreprises de garder le cap et de permettre un échange d’informations plus rapide.
Et ce, en restant toujours au même endroit, c’est-à-dire le domicile.
Concrètement, qu’est-ce qui change ?
Et bien, le changement se trouve au niveau de votre environnement de travail.
Désormais, pour les entreprises pratiquant le télétravail, vous avez le droit de travailler depuis chez vous.
Pour cela, il est impératif d’avoir une bonne connexion internet pour pouvoir rester en ligne et être joignable pendant vos heures de travail, aussi bien par ordinateur que par téléphone.
Votre organisation personnelle va également changer ainsi que celle de l’entreprise.
Effectivement, vous allez devoir organiser votre propre environnement de travail pour répondre au mieux à vos propres besoins.
La collaboration à distance est-elle efficace avec mon équipe ?
La collaboration à distance constitue un mode de travail très efficace.
Une équipe à distance ayant un horaire flexible permet aux collaborateurs d’une même équipe de travailler sur un projet comme ils le souhaitent.
De nombreux articles montrent que 77% des membres d’une entreprise pratiquant le télétravail attestent d’une plus grande productivité.
Cela est dû au fait que les collaborateurs sont confrontés à moins de pression.
Le travail collaboratif demeure maintenant une des stratégies exercée par chaque entreprise pour avoir une meilleur productivité.
Cela se constate par l’augmentation du nombre de personnes travaillant à distance.
Les avantages et inconvénients de collaborer à distance avec mon équipe
Malgré les nombreux points positifs de la collaboration à distance, celle-ci a aussi des points négatifs.
Les avantages
- Vous pouvez travailler n’importe où, (dans les transports, les cafés, à vôtre domicile, etc….). Il vous suffit d’avoir les outils de collaboration adéquats.
- Vous n’êtes pas obligé de vous déplacer jusqu’à votre lieu de travail. Ce changement peut permettre de moins dépenser sur les frais de transport et peut être un grand gain de temps pour les personnes devant faire de longs trajets pour se rendre sur leur lieu de travail. Ce gain de temps, en dehors de vos heures de travail, va vous permettre de vous consacrer davantage aux choses que vous aimez comme des activités sportives ou créatives mais également aux membres de votre famille ou votre partenaire.
- Le fait d’être seul ou être dans un espace où vous ne connaissez personnes peut vous permettre de mieux vous concentrer bien que ce ne soit pas le cas pour tout le monde.
- La communication virtuelle va vous donner le loisir de travailler sur bon nombre de projets. Les réunions par visioconférences vont permettre des échanges plus rapide entre des collaborateurs qui parfois ne peuvent pas être ensemble dans la même pièce. La stratégie et la prise de décision vont donc parfois être plus rapide grâce à cela. Les missions feront partie d’un processus de partage et de création différent, mais qui peut s’avérer bénéfique pour la réalisation des différents projets.
- L’espace en entreprise se voit drastiquement réduit puisque le besoin de grands espaces n’est plus foncièrement nécessaire. De fait, les entreprises peuvent alors se permettre d’avoir un petit espace pour la main d’oeuvre sur place ce qui signifie que des économies sont faites.
Les inconvénients
- Vous risquez de vous sentir seul et isolé. Le fait de passer d’un environnement animé à un environnement où vous êtes sans contact devant votre ordinateur peut être un facteur négatif. Une des solutions proposée par des entreprises est de faire appel à des espaces de coworking. N’hésitez pas non plus à communiquer avec vos collègues en fonction de votre besoin social. Ils seront certainement ravis de pouvoir discuter avec vous. La cohésion de l’ équipe ne doit pas être impactée par le télétravail.
- Travailler à distance exige une attitude autonome. Si le fait d’avoir une organisation de vos obligations n’est pas dans votre capacité, le travail à distance n’est peut être pas fait pour vous.
Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ?
Pour la plupart des organisations, le travail en équipe devient impératif.
Mais il n’est pas toujours facile d’avoir une bonne communication entre collaborateurs.
Voilà pourquoi les outils collaboratif on été créés. Ils permettent d’avoir une meilleur coopération et des échanges rapides.
En plus de la communication, certains outils permettent un partage de fichiers et de documents efficaces, comme Google Drive ou DropBox, pour ne citer que les plus connus.
La suite Office 365 permet désormais d’ajouter des collaborateurs à vos fichiers. Ainsi, qu’importe le sujet, vous pouvez être plusieurs à éditer un document.
Des logiciels de conférences en ligne comme Teams ou Skype vont également faciliter vos réunions, que ce soit avec votre équipe ou vos clients.
Comment travailler en équipe à distance ?
Le travail de groupe à distance est une autre manière pour les équipes de communiquer.
Les réunions se font en distanciel, les e-mail sont privilégiés, le partage de fichiers et de documents se fait en ligne,…
Cependant, le télétravail se voit sujet à quelques différences, notamment organisationnelles, qui peuvent parfois être difficiles à appréhender.
Voici donc 3 conseils pour mieux travailler à distance.
Garder un horaire régulier
Être à domicile pour travailler peut parfois être difficile à gérer.
L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle se perd et vous finissez par travailler en dehors de vos heures de travail.
Pour éviter cela et maintenir ce bon équilibre qui vous prodiguera une excellente productivité, créer un horaire et tenez-vous en. Certains outils peuvent vous aider.
Prévoir des pauses
En fonction des pratiques de votre société sur les temps de pause, prévoyez un moment pour déconnecter quelques minutes de votre écran.
Si vous êtes indépendant et que vous bénéficiez d’un horaire flexible, n’oubliez pas non plus de prendre une pause. Parfois, lorsque nous sommes trop pris dans certains projets, nous oublions de prendre ces pauses ô combien importantes : 2 x 15 minutes de pauses en matinée et en après-midi avec une heure de pause midi semble être un bon compromis. N’oubliez pas de vous aérer l’esprit et de marcher un peu pour refaire circuler le sang dans votre corps.
Avoir son environnement de travail
Ce n’est pas toujours chose facile, mais avoir une pièce dédiée à votre bureau afin de le séparer du reste de votre domicile est idéal.
De fait, vous faciliterez l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Une fois que la journée se termine, vous fermez la porte de votre bureau et vous n’y revenez plus jusqu’au lendemain.
Comment gérer ses équipes à distance ?
Avoir des objectifs communs
En tant que manager d’une ou plusieurs équipes, l’importance de bien former les membres de l’équipe va être essentiel pour le bon fonctionnement du télétravail.
Ensemble, vous devez fixer les objectifs et faire en sorte que tout se passe bien en interne comme avec les clients.
Prévoir des entretiens quotidien
Dans votre mode de fonctionnement, vous devez inclure des entretiens quotidien avec vos équipes pour voir où en sont les projets.
Cela sera bénéfique pour votre collaboration et cela permettra à vos employés de pouvoir s’exprimer sur les difficultés rencontrées.
Faire preuve d’empathie
Soyez compréhensif avec votre équipe. Certains n’ont peut-être jamais travaillé à distance et doivent donc s’adapter.
Accompagnez-les dans ce temps d’adaptation pour qu’ ensemble, vous puissiez mettre à profit chaque outil disponible dans la réalisation des différents projets.
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