Pourquoi communiquer dans une équipe ?
Dans une équipe, il est important de communiquer, d’écouter car tout le monde peut avoir un avis, des visions, des propositions diverses, des stratégies différentes.
Communiquer permet à chacun de s’exprimer, se positionner et s’intégrer au mieux tant dans sa fonction que dans la lignée hiérarchique en entreprise.
La communication renforce les liens d’une équipe et la confiance au sein de celle-ci.
Communiquer dans un groupe permettra de fixer un objectif commun entre les membres de l’équipe et les employés.
Le sentiment d’appartenance se fera ressentir si les membres du groupe se sentent inclus dans le projet.
Comment communiquer au sein d’un groupe ?
Outre le langage verbal, la communication non verbale occupe une place essentielle dans notre communication.
Le langage corporel représente 93% de la communication.
Par ailleurs, selon les types de profils et de personnalité, nous repérons une meilleure compréhension selon les canaux utilisés pour véhiculer un message.
En tant que chef de projet, améliorer la communication au sein des membres de votre équipe reste indispensable car avec une bonne communication interne, il est possible d’arriver à faire une performance sur le projet demandé si chaque personne de l’équipe est engagée à 100%.
L’écoute active joue son rôle avec tout le monde
Si entendre est une faculté naturelle, écouter demande concentration et respect de son interlocuteur.
Les équipes qui s’écoutent vraiment lorsqu’elles travaillent ensemble gèrent mieux leurs divergences. Elles communiquent mieux, sont plus coordonnées, plus créatives.
Les conflits naissent souvent d’un manque d’écoute. Une attitude empathique, une juste utilisation du silence et de quelques techniques de questionnement et de reformulation apaisent les tensions dans l’ équipe et fluidifie la communication ce qui peut amener de meilleurs résultats, des avantages,…
Pourquoi l’utiliser ?
Ses objectifs sont notamment de :
- Mieux comprendre chacun
- Apaiser les tensions
- Adapter sa communication
- Mieux se faire entendre
- Développer des relations de confiance
Contexte
Vous noterez que moins vous avez envie d’écouter l’autre dans la longueur, plus il est important de le faire. Votre équipe a tendance à vous agacer par son fonctionnement.
Pourtant, il est impératif de vous accorder sur le choix du prestataire suite à un appel d’offre par exemple.
En écoutant ses arguments sans jugement, il y a fort à parier que vous trouverez un terrain d’entente. Ecouter reste une démarche volontaire qui pourra améliorer la communication.
Les différents canaux de communication au sein de votre équipe
Ils sont au nombre de trois, à savoir :
- Auditif : votre interlocuteur sera attentif aux mots choisis, à l’intonation utilisée, à la ponctuation, au rythme du débit de paroles…
- Visuel : certaines personnes favorisent le langage visuel tel que des graphiques, couleurs dans le texte, des organigrammes,… Il est donc important d’introduire dans chaque explication un courant visuel
- Kinesthésique : l’environnement sera propice à la bonne assimilation des données. Il faut donc veiller à créer une ambiance cordiale dans l’entreprise où vous évoluez, être bien positionné dans la pièce selon un éclairage adapté…
Ces types de langage facilitent la bonne compréhension du travail demandé.
La communication doit être régulière, il faut interagir régulièrement et travailler en collaboration avec son personnel, il faut les féliciter en cas de bonne exécution mais aussi les confronter avec bienveillance en cas de non réalisation du travail demandé.
Un canal de communication qui convient à une personne de l’équipe ne l’est pas forcément pour une autre, chacun est plus à l’aise avec un type de communication qu’un autre. Ce qui veut dire qu’une bonne collaboration peut passer depuis divers canaux.
Autre point important, il faut se fixer des objectifs de communication d’équipe mais aussi prendre des temps de repos telle qu’une pause café, un moment de lecture d’un article, pour que chaque membre de l’équipe puisse échanger son point de vue en dehors du temps de travail sur un projet.
La communication non-verbale
La communication non-verbale désigne tout échange n’ayant pas recours à la parole. Elle ne repose pas sur les mots mais sur les gestes, attitudes, les expressions faciales, les odeurs, la tenue vestimentaire, la posture ainsi que d’autres signaux conscients ou inconscients.
Traiter avec les différentes personnalités de vos collaborateurs
Dans votre équipe, chaque personne est différente, chaque personne a une perception différente, il est donc important de savoir les identifier.
Lors de travaux de groupe, chaque membre de votre groupe voudra y mettre du sien pour se faire remarquer, partager et/ou imposer sa vision des choses.
Il est donc important de connaître le but de la démarche ; soit c’est pour avancer en équipe et atteindre le but collectif, soit c’est pour se mettre en évidence et écraser ses collaborateurs.
Comment favoriser la communication au sein d’un groupe ?
Tout d’abord, pour communiquer il faut qu’il y ait une hiérarchie.
Dans une équipe, il y a le chef de projets qui donne des instructions aux équipes. Il travaille avec des employés salariés et leurs collaborateurs. Ceux-ci sont chargés du bon déroulement des tâches.
Une bonne stratégie de communication se répartit en 4 clés essentielles
Une communication claire et structurée
Utiliser un langage compréhensible par tous, favoriser le meilleur canal de communication (auditif, visuel et kinesthésique).
Organisation
Au niveau de l’organisation du groupe, chaque collaborateur d’une équipe doit être associé clairement au rôle, à la fonction qui lui est attribuée au niveau de l’équipe.
- Compétence du management. Le management joue un rôle important quant au développement de la communication interne : l’ouverture d’esprit, des points de vue divergents, de remarques constructives, une bonne maîtrise du sujet et du projet sont les clés d’un manager pouvant gérer une équipe et une communication aboutie.
- Objectifs précis et définis. Définir des tâches précises permet à chacun de mieux situer son rôle et celui de ses collègues dans l’organisation et renforce la précision du travail à réaliser.
Gestion des conflits
La principale tâche dans la gestion d’un conflit est la désescalade. On ne peut pas se contenter d’ignorer les différends, voire les hostilités qui couvent silencieusement entre les employés, interrompre les échanges entre les collaborateurs.
De telles relations ont nécessairement une répercussion sur l’ambiance et la collaboration dans le travail mais aussi sur la productivité de l’entreprise d’où l’importance de recourir à une gestion des conflits au travail qui s’avère efficace et pertinente.
Il n’est pourtant pas toujours possible pour les personnes directement impliquées de gérer ces conflits elles-mêmes. Il est souvent judicieux de faire intervenir une tierce personne en qualité de médiateur dont le travail consistera à résoudre le conflit avant toute forme d’escalade.
La gestion des conflits ne consiste pas à gagner une bataille ou à instaurer une sorte de « cessez le feu ».
Ces deux issues ne feraient que suspendre provisoirement le conflit. Tôt ou tard, les hostilités renaîtront. Une gestion efficace des conflits signifie que tout le monde manifeste de la compréhension l’une pour l’autre et pour les missions similaires.
Gérer des conflits n’est donc pas nécessairement de trouver une réelle solution au problème concret ayant engendré le conflit.
Il s’agit plutôt d’employer des stratégies et des moyens qui aideront les deux parties à communiquer de façon productive, ce qui les aidera à leur tour à trouver une solution aux problèmes et avancer sans qu’il n’y ait de conséquences dramatiques dans le groupe.
Lorsque vous n’êtes pas d’accord ou que vous avez un doute avec des employés au sein de l’équipe sur un projet commun, il est toujours mieux de donner des conseils ou des avis constructifs plutôt que de remettre en cause les compétences des membres de l’équipe.
Faire face à des avis différents ne veut pas pour autant dire conflit, mais il vaut mieux pouvoir en parler calmement avec les autres membres pour que les choses soient claires entre les associés travaillant sur le même article, projet, etc.
Lorsque des personnes ont besoin de parler sur des choses qui ne vont pas au sein de l’équipe, en tant que chef de processus, il faut être attentif à ce que peut ressentir votre collaborateur pour tirer tous les avantages et inconvénients qu’il ressent en travaillant avec ses collaborateurs.
Il vaut mieux faire face au problème qu’il ressent et lui donner des conseils pour savoir tirer toutes ses compétences vers le haut quant à son avenir dans l’entreprise.
Les différents types de conflits
Pour appliquer des stratégies bien établies dans le but de résoudre le conflit, il est important de bien comprendre ce qu’est un conflit.
Heureusement, toute dispute n’engendre pas automatiquement des conflits.
C’est le cas notamment des petits désaccords liés à des banalités comme par exemple la température dans le bureau, la durée de la pause café, etc.
De tels désaccords sont généralement vite réglés. Si les deux parties sont à peu près raisonnables, elles parviendront vite à un accord.
Il existe cependant des problèmes avec une ancrage tellement profond qu’il n’est pas si facile de les régler.
Le manque de créativité peut également apporter des tensions au sein des membres de votre équipe car si un employé travaille plus qu’un autre sur le projet, chacun va vouloir s’en approprier le succès.
Lorsqu’en plus, on ne partage pas les mêmes valeurs et encore moins les mêmes convictions idéologiques, le conflit au travail est quasiment inévitable.
Ce qui caractérise les conflits au travail est le manque de collaboration sur le travail demandé, la difficulté de continuer à collaborer ensemble sur un objectif visé.
En tant que collègues, il n’est que très rarement possible d’éviter toute confrontation en se détournant systématiquement des membres de l’équipe.
Les conflits intérieurs
Il existe des conflits qui n’impliquent pas plusieurs parties. Il n’est pas rare qu’un employé ait des soucis personnels.
Dans ce cas, son conflit est intérieur. Si un collègue qui n’est « pas très bien dans sa peau » essuie quelques jugements et se retrouve en situation de souffrance personnelle, cela aura des répercussions à la fois sur le collègue avec qui il a une vision différente, mais aussi sur l’ensemble de l’entreprise.
Les conflits interpersonnels
Certaines discussions, confrontations peuvent aussi entraîner des soucis dans l’équipe.
Les conflits font partie intégrante de la vie humaine et donc aussi d’une entreprise.
Quelques exemples de conflits repérés au niveau d’une organisation : conflit relationnel, conflit personnel, conflit de pouvoir, conflits de valeurs…
Signaux d’alerte
Les conseils pour identifier un conflit entre les membres de votre équipe sont :
- L’évitement : les 2 parties s’évitent ou ne s’ adressent plus la parole
- Le langage corporel : les mimiques traduisent les ressentis
- La distance : on évite tout contact personnel
- L’agressivité : les réactions sont marquées par de l’agacement, de l’agressivité
- Les rumeurs : des bruits circulent sur l’une ou l’autre partie
Dès lors, il est primordial d’intervenir et d’essayer de régler ces conflits.
En effet, Il faut savoir identifier la taille du conflit, celui-ci ne doit pas durer en longueur, et il doit être résolu dans un bref délai.
Si c’est pour une futilité, il vaut mieux en parler avec les membres concernés pour régler le conflit au plus vite et pouvoir avancer sur le défi commun qui est de travailler sur des projets ou autres articles.
Le besoin de s’exprimer doit être pris en considération et accepté par chacun des membres de votre équipe.
Quelles sont les clés d’une bonne communication ?
Les différentes phases de la préparation d’une réunion d’équipe sont :
- Définir l’objectif de la réunion
- Choisir le bon type de réunion
- Définir le menu, le plan
Définir l’objectif de la réunion
A ce stade, voici une question à vous poser : » Sur quoi la réunion doit-elle aboutir ? »
Vous êtes ainsi en mesure de mieux évaluer les ressources auxquelles faire appel pour travailler sur le sujet.
Par exemple, l’analyse d’un dysfonctionnement se mène avec des experts. Mais si l’objectif est de décider immédiatement, le groupe devra intégrer des décideurs.
Ces personnes n’étant pas forcément des spécialistes de la question.
Pour conduire une réunion efficace, l’objectif sert de fil conducteur tout au long des débats.
Choisir le bon type de réunion
Réunion de résolution de soucis, de créativité, de service,… ou simplement d’information.
Vous n’abordez pas de la même façon une rencontre dont l’objectif est de communiquer auprès de vos équipes avec une autre dont la finalité est de parvenir à une production collective.
Définir le plan
Organisez le déroulement des échanges et des communications.
Les différentes phases et les sujets abordés, les ateliers le cas échéant… le tout consigné dans un ordre du jour en plaçant les sujets prioritaires dans la première partie de l’agenda.
Soyez ouverts à un essai de conseils et d’ouverture d’idées.
Les principales sources de motivation au sein d’une équipe
S’ils souhaitent que l’entreprise reste viable, les dirigeants doivent motiver les collaborateurs d’une équipe.
Ces derniers doivent adapter leur langage, échanges, modifier si besoin leur mode de management mais également améliorer leur communication par :
La rémunération
Il s’agit d’un levier classique et un facteur de motivation indiscutable.
Cependant, il faut qu’elle possède véritablement un impact durable sur la motivation des collaborateurs.
La culture et le projet d’entreprise
C’est réellement l’un des éléments qui permettra aux membre d’une équipe de s’investir et surtout de durer dans l’entreprise.
Être intéressé par les différents projets permet de se donner à fond car cela fait sens.
Les conditions de travail
Jouir d’une certaine autonomie dans le quotidien est source de motivation pour le collaborateur.
De même que pouvoir travailler dans de beaux locaux ou encore avoir des horaires flexibles.
Le management et la communication au sein de l’équipe
Ces deux éléments sont très importants dans le processus de motivation.
Effectivement, un manager qui communique permet aux collaborateurs d’avoir une vision claire sur ses idées.
Motiver par le dialogue social est indéniable ! Mais aussi la limitation des conflits et la facilitation du dialogue contribuent au bien-être du collaborateur au sein d’une équipe.
Ce dernier sera beaucoup plus investi et motivé ce qui permettra à améliorer la communication avec les membres de votre équipe.
Le développement des compétences professionnelles
L’augmentation des connaissances par le biais du tutorat ou de la formation permettront au collaborateur d’évoluer dans l’ entreprise, d’être plus autonome mais aussi un plus efficace.
Conclusion
Pour une communication saine dans une équipe, il faut être capable de savoir travailler dans un lieu et sur un projet similaire dans un environnement agréable et adéquat à chacun des travailleurs.
La communication est obligatoire à l’aboutissement d’un but similaire en entreprise.
Comme il peut y avoir des conflits, il est donc impératif de savoir gérer avec calme et professionnalisme ce genre de différends.
Grâce à ces conseils, vous serez capables de gérer les membres de l’équipe. D’autres articles sont aussi disponibles dans notre blog. La variété de contenus équipe la communication !
