Les types de feedback
En communication, il existe deux grandes principales catégories de feedback. À savoir, le feedback positif et le feedback négatif.
Les feedbacks positifs
Le feedback positif, comme son nom l’indique, se base sur la mise en avant des qualités d’un individu ou de son travail.
Un employeur pourra alors, par exemple, féliciter son employé pour la remise en avance d’un dossier.
Cette hypothèse sous-entend que les commentaires valorisants entrainent une répétition du comportement afin d’obtenir une approbation continue.
Toutefois, donner un feedback positif de façon trop fréquente ne permet pas de se situer concrètement et les domaines présentant des difficultés ne seront pas résolus par magie.
Les feedbacks négatifs
Le feedback négatif, souvent moins apprécié par le collaborateur, souligne les actions négatives d’un individu dont l’ effet peut se faire ressentir en équipe.
Ces actions peuvent être intentionnelles ou non ; lors du feedback, il est important d’en tenir compte sous forme de commentaires spécifiques.
Peut-être le signaler par l’envoi d’un email en fonction des éléments de la situation, ou en fonction de la personne, afin d’ouvrir la discussion sur le problème soulevé et la recherche de solutions en lien avec le fait constaté.
Un conseil de lecture, d’un article ciblant les compétences requises permet d’enrichir le contenu du feedback.
Qu’est-ce qu’un mauvais feedback ?
Le mauvais feedback est souvent dû à une réaction spontanée du responsable d’ équipe, du référent qui à certains moments émet ses remarques en public, sans filtre, sans préparation.
Ses commentaires généraux sont trop évasifs et pas ciblés. Le but à atteindre n’est donc pas rencontré de par ce manque d’efficacité.
Qu’est-ce qu’un bon feedback ?
Donner un feedback à ses collaborateurs, ce n’est pas simple.
Il existe de nombreuses façons de se tromper et seulement quelques-unes de bien faire les choses.
Certains patrons ont tendance à ne se focaliser que sur un type de feedback.
Or, il est important d’intégrer les deux lors de son discours afin de donner un feedback constructif.
Un bon feedback serait donc un parfait mélange d’éloges et de suggestions d’améliorations, de pistes de travail à investiguer, de comportements à modifier dans le but d’obtenir davantage de satisfaction.
Autrement dit, autant formuler du positif que du négatif permet de faire progresser au mieux toute personne.
Les conditions idéales, pour que la rétroaction soit efficace, sont les suivantes : sa réalisation dans un délai court entre l’observation factuelle la plus précise possible, mais aussi spécifique de manière à éviter les commentaires généraux qui, à la longue, peuvent devenir décourageants et source de sous-performances.
Utilité du feedback dans la communication avec vos collaborateurs
Dans toute base de communication
Il est important que deux personnes lors d’échanges verbaux puissent s’assurer de leur compréhension mutuelle et respective par l’utilisation de la reformulation.
Il s’agit d’une des méthodes du feedback afin d’assurer un discours en parallèle et un meilleur dialogue dans un esprit constructif.
Chaque personne de par son milieu, son expérience, ses centres d’intérêts utilise un lexique qui lui est familier mais qui peut être aussi connoté.
Il est donc important de connaitre la personne à qui on s’adresse en veillant à ne pas la blesser et à s’adresser à elle avec respect.
Chaque point de vue mérite d’être entendu voire défendu quel que soit le sujet, quelle que soit la collaboration.
Le feedback, une communication professionnelle
En tant que professionnel, l’un des objectifs est d’être capable de faire progresser ses équipes en leur donnant les moyens de développer au maximum leurs compétences dans une relation de confiance où le « donner et recevoir » peut être une des clés de la réussite.
Le feedback constructif fait partie des outils de motivation des collaborateurs et des collègues.
Dans le cadre de l’entreprise
Le feedback est un retour d’information essentiel pour tout leader au sein d’une équipe.
Il est utilisé dans le but de donner un retour utile à son collaborateur sur une action ou un comportement antérieur afin que ce dernier puisse à l’avenir améliorer ce qu’il réalise.
Le feedback est donc un outil d’apprentissage continu très important car lorsqu’il est réalisé de façon efficace, il apporte une évaluation motivante.
Cela va permettre de mettre en place un système de surpassement dans le but de rechercher de la reconnaissance.
Cela instaurera un environnement sain qui stimulera l’engagement et la productivité de façon à optimiser les résultats des collaborateurs.
Dans le domaine de la communication, le feedback permet de se fixer entre collègues, entre collaborateurs des objectifs précis pour leur apprendre et clarifier ce qu’ils sont censés faire et de quelle façon il serait bien de le faire.
Ceci crée une image claire et transparente des objectifs à atteindre favorisant l’honnêteté et la confiance même si la performance ne doit pas être oubliée.
Une erreur reste possible en entreprise surtout si le projet est peu défini ou d’une manière approximative.
Cela permettra alors d’obtenir un gain de temps de correction ou de supervision notamment en évitant les erreurs répétitives car l’ information donnée par le manager se réfère à quelque chose de cohérent et dynamique.
Le feedback favorise l’ amélioration du rendement, ainsi qu’à s’assurer que les normes sont respectées et à communiquer les objectifs commerciaux importants avec le salarié dans une démarche de développement.
Comment formuler un feedback à un collaborateur ?
L’importance de la formation du responsable des collaborateurs
Une compétence telle que le feedback, comme toutes autres compétences, doit être pratiquée régulièrement et améliorée au fil du temps.
Pour une personne entraînée, un feedback peut prendre moins de trente secondes.
Ce n’est donc ni long ni compliqué mais il est essentiel de s’y préparer et de transmettre à ses collaborateurs un message correctement formulé à condition bien sûr, que le responsable y ait été formé, briefé et puisse être lui-même aussi soumis à une évaluation de la part de sa hiérarchie.
Comment donner un feedback efficace à un collaborateur ?
Le feedback, tout un art en soi, peut amener à un résultat exceptionnel à condition qu’il soit réalisé de la bonne manière et avec de bonnes intentions.
Pour cela, il existe une série de règles non négligeables.
Privilégier les entretiens individuels
L’idéal est de réaliser le feedback sous forme de contact en tête à tête avec son collaborateur pour que l’effet soit en rapport avec la difficulté rencontrée.
Autant nous aimons être valorisé en public, autant les critiques en public ne sont pas valorisantes.
Planifier un moment approprié
Pour donner un feedback à un collaborateur, l’essentiel est de choisir un moment pratique qui convient au collaborateur et au manager.
Chaque personne en fonction de la situation devrait pouvoir réagir au mieux, de la manière la plus appropriée possible.
Être opportun
Le feedback à effectuer avec son collaborateur doit être réalisé dans un laps de temps assez court, de manière à ajuster le comportement à modifier dès l’observation de la situation problème.
Lors de ce retour, l’effet escompté n’en sera qu’amélioré.
Certains entretiens peuvent donc tout de même être réalisés sur le moment mais exprimés en aparté, en s’isolant, en dehors du regard de l’équipe ou des clients.
Bien choisir ses mots, être précis lors du feedback à un collaborateur
Avant de dire à la personne exactement ce qu’elle doit améliorer dans son mode de travail, si le manager pense en avoir besoin, il peut utiliser comme outil un aide-mémoire rédigé sur une page où figureront les grandes lignes de ses conseils de travail.
Dans cette relation de feedback constructif, la manière de s’exprimer ainsi que le mode verbal utilisé dans une relation respectueuse permet d’améliorer le retour donné.
Rester objectif lors du feedback, viser le comportement et non la personne
Lorsque vous discutez d’un problème dans le cadre du travail, quel que soit le projet, concentrez-vous sur les actions de l’individu, ne soyez pas jugeant de la personne.
Chaque individu a sa personnalité, seule une situation problème constitue une analyse dans un rapport objectif et de façon à améliorer le travail de l’ équipe et des collaborateurs.
Il faut se baser sur un comportement, sur un fait observé et non pas sur des propos relatés par un autre collaborateur ou toute autre source.
Un feedback spécifique sert de base pour guider le comportement futur.
Dire à quelqu’un qu’il a fait du bon travail est un beau compliment, mais cette personne ne saura pas quels comportements spécifiques elle devrait répéter à l’avenir pour en maintenir l’ effet tout en évitant la critique.
Ne pas négliger les conseils
Lors du feedback, le collaborateur de l’équipe doit être attentif aux points d’amélioration à appréhender, aux pistes auxquelles il faut rester vigilant afin d’éviter les critiques quel que soit le sujet de la discussion.
Rester positif
Tout comportement peut être soumis à une motivation de façon à obtenir un effet valorisant pour tout collaborateur.
Les points positifs à renforcer nécessitent en fonction de la situation de la motivation, un peu de sens critique, de l’ouverture d’esprit, de l’autodérision et aussi un sens de l’humour.
De cette façon, le feedback au collaborateur devient davantage constructif.
Visualiser le futur
Donner un feedback, outre la résolution de problèmes, la définition d’objectifs, l’amélioration du contact avec les clients sous forme de geste commercial, la création d’un climat de travail propice aux interactions, aide les équipes à se projeter dans une situation professionnelle où chaque collaborateur trouve de fait sa place.
Rester à l’écoute
Que le feedback soit fait verbalement, ou envoyé par e mail, ou éventuellement par le biais d’un sondage (ex : objectif de satisfaction de la clientèle dans une nouvelle entreprise commerciale), la personne qui réalise la rétroaction doit savoir qu’elle a été comprise, que son courrier a été reçu, que son intervention apporte une valeur ajoutée lors de sa démarche.
Il est souhaitable voire recommandé d’expliquer toujours pourquoi la rétroaction des personnes questionnées est importante pour la société mais aussi comment leur feedback sera utilisé dans le cadre de l’analyse des résultats.
Procéder à un suivi régulier
Le cadre des équipes requiert une régularité de ce retour feedback, que ce soit pour vérifier la disparition du problème avec le collaborateur, l’effet attendu de la rétroaction précédente, ou la matière encore visée comme objectif de situation à faire progresser.
En conclusion
Partout dans notre société, surtout à cette époque de l’omniprésence des réseaux sociaux, où chaque parution, chaque article, est notifié, les commentaires sont toujours là !
Tout entretien, toute conversation, tout échange sont vecteurs de commentaires, ils nous entourent en permanence.
Les commentaires apparaissent également dans le cadre professionnel, sous forme d’évaluation de type feedback.
Mais malheureusement, très régulièrement, ils sont assimilés à des jugements qui peuvent heurter la personne qui les entend.
Le détachement
Il est important de pouvoir s’en détacher surtout à titre personnel, de faire la part des choses entre les compétences à développer dans la sphère du travail, tout en étant conscient de son bien-être, de son épanouissement et respectueux de ses valeurs.
Les relations humaines
Dans une société commerciale, dans un établissement quelconque, dans un service d’aide aux personnes, un service des relations humaines bien pensé suggère au responsable de réaliser des feedbacks constructifs réguliers avec chaque collaborateur de manière à évaluer qualitativement et/ou quantitativement les tâches attribuées à chacun.
Dans toute relation humaine, que ce soit en couple, en famille, dans un cercle d’amis, ce principe de feedback, d’alignement de la compréhension du discours de l’autre, s’avère primordial afin d’établir des contacts sociaux sains et respectueux de l’individu en dehors de tout article, de texte de loi qui traite du sujet !
Pour le donneur de rétroaction, il est donc important de se préparer avant de faire part de ses différentes remarques aux autres. Et ce, intégrant un certain tact indispensable à la communication.
